En nuestro día a día, a la hora de realizar facturas, estamos compartiendo información que contiene datos personales como nombres, direcciones… Por ello, también las facturas están sujetas la normativa vigente sobre protección de datos, lo que nos obliga a ser responsables con el manejo y la protección de esos datos.
Tanto la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) como el Reglamento General de Protección de Datos establecen obligaciones a la hora del tratamiento de datos personales, entre las que se incluye la obligación de insertar un texto LOPD en las facturas con la intención de informar al cliente.
¿Qué es el texto LOPD en la factura? Se trata de una cláusula informativa que se suministra al cliente para informales de que todos los datos incluidos tienen carácter personal y por ello necesitan una protección determinada. De este modo, también se notifica al cliente sobre quién es el responsable del tratamiento de esos datos, de la finalidad y legitimación del mismo, y se garantiza que el cliente conozca sus derechos, así como los medios necesarios para ejercitarlos.
Es importante porque no solo estamos cumpliendo la ley, sino que también estamos generando confianza con nuestros clientes. Al demostrar que cuidamos los datos personales que nos confían, estamos mostrando responsabilidad y compromiso con la privacidad de la información.
¿Qué debe incluir el texto LOPD? Para dar cumplimiento a la normativa, este texto debe incluir:
- Identidad de los participantes: datos personales y contacto de la persona encargada del tratamiento de los datos
- Finalidad del tratamiento
- Base jurídica
- Información cedida a terceros
- Plazo de conservación de datos
- Vía para ejercer los derechos ARCO: derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición. Una dirección de correo electrónico, postal o nº de teléfono.
¿Dónde insertar la cláusula en la factura?
La cláusula de protección de datos se suele insertar en la parte inferior de las facturas, normalmente en el pie de página o justo debajo de la información del pago, después del apartado en el que se consigna el total, la cuota de IVA y la base imposible. Esto se hace para garantizar que la información esté visible, pero sin ocupar un espacio prominente que distraiga de los detalles principales de la factura.
La redacción de la cláusula debe ser clara y concisa, y puede estar en un tamaño de fuente ligeramente más pequeño que el resto del documento para no interferir con los elementos más relevantes, como el desglose de precios o la fecha de pago. Aun así, el texto debe ser legible para cumplir con las normativas de transparencia en la protección de datos.
Un ejemplo de texto LOPD
XXXX es el responsable del tratamiento de los datos personales proporcionados bajo su consentimiento y le informa de que estos datos serán tratados de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), le informamos que los datos personales recogidos en esta factura serán tratados únicamente con la finalidad de gestionar la relación comercial y cumplir con nuestras obligaciones legales y fiscales y conservarlos durante no más tiempo del necesario. No se comunicará los datos a terceros, salvo obligación legal. Usted tiene derecho a acceder, rectificar, suprimir sus datos, limitar su tratamiento, oponerse al mismo, dirigiéndose a XXXXX.
Si tienes dudas sobre cómo adaptar tus facturas al RGPD, no dudes en consultarnos. Juntos podemos garantizar la protección de los datos de tus clientes.