Verifactu y las facturas manuales: cómo afecta el nuevo sistema de control tributario a autónomos y empresas
El Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que regula los requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación, ha introducido un cambio profundo en la forma en que autónomos y empresas deben gestionar sus facturas.
El nuevo sistema, conocido como Verifactu, tiene como objetivo garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de todos los registros de facturación realizados mediante sistemas informáticos. Este avance, impulsado por la Agencia Tributaria, forma parte del proceso de digitalización del control tributario y busca prevenir el fraude fiscal, aumentar la transparencia y simplificar las actuaciones de inspección.
¿Qué es Verifactu?
¿Qué es Verifactu y qué implica para los contribuyentes?
Verifactu es el nuevo marco técnico y normativo que regula cómo deben funcionar los programas informáticos utilizados para emitir facturas.
A través de este sistema, la Agencia Tributaria podrá verificar que los registros de facturación no han sido manipulados y que cada factura emitida cuenta con un identificador único que garantiza su autenticidad.
El reglamento distingue entre dos tipos de sistemas:
Sistemas VERI*FACTU: envían automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Diferencias entre sistemas VERI*FACTU y no VERI*FACTU
Sistemas no VERI*FACTU: no envían los registros de manera inmediata, pero deben cumplir con los mismos estándares técnicos y de seguridad, firmando electrónicamente cada registro.
¿Qué ocurre con las facturas manuales?
Una de las principales dudas entre profesionales y empresarios ha sido si las facturas elaboradas manualmente —por ejemplo, en papel o mediante programas básicos como Excel o Word— quedan dentro del ámbito de aplicación de Verifactu.
¿Cómo afecta Verifactu a las facturas manuales?
La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0058-25 de 3 de febrero de 2025, ha aclarado esta cuestión:
Las facturas elaboradas a mano, en papel o con máquina de escribir quedan fuera del ámbito de aplicación del reglamento.
Sin embargo, las facturas generadas mediante programas informáticos o herramientas digitales, aunque sean tan sencillas como Excel o Word, sí están sujetas a las obligaciones de Verifactu, ya que Hacienda las considera “sistemas informáticos de facturación”.
Obligaciones del reglamento para empresas y autónomos
Esto implica que, aunque el empresario o profesional crea que está facturando “manualmente”, podría ya estar dentro del marco de aplicación de Verifactu sin saberlo, y por tanto obligado a adaptarse antes de que finalice 2025.
Obligaciones y adaptación al Real Decreto 1007/2023
Los contribuyentes que utilicen medios informáticos para emitir facturas deberán:
Acceso de Hacienda y protección de datos
Verificar que su software cumple los requisitos técnicos del reglamento.
Garantizar la integridad, trazabilidad y autenticidad de todos los registros.
Firmar electrónicamente los registros si el sistema no es VERI*FACTU.
Recomendaciones para prepararse antes de 2025
Conservar los registros de facturación durante el plazo legal establecido, sin posibilidad de alteración o eliminación.
El incumplimiento de estas obligaciones puede constituir infracción grave, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, con sanciones tanto para los fabricantes del software como para los usuarios finales que utilicen programas que permitan manipular o eliminar registros.
Acceso de la Agencia Tributaria y protección de datos
La Agencia Tributaria podrá acceder a los registros de facturación de los sistemas sujetos a Verifactu, siempre dentro de los límites legales establecidos por la Ley General Tributaria.
Este acceso permitirá verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y garantizar que la información se mantiene íntegra y trazable.
Cabe destacar que dicha supervisión no implica un acceso general a los datos empresariales o personales, ya que los sistemas deben diferenciar entre información fiscal y datos confidenciales no tributarios.
Cómo prepararse para Verifactu antes de 2025
Para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones, los profesionales y empresas deben anticiparse y revisar sus procesos de facturación. Desde nuestro despacho recomendamos:
Revisar el método actual de facturación. Si se utilizan hojas de cálculo, procesadores de texto u otros programas no certificados, será necesario adaptarse.
Verificar el cumplimiento técnico. Comprobar que el software utilizado cumple los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
Adoptar un sistema VERI*FACTU certificado. Facilita el envío automático de registros y reduce el riesgo de errores.
Formar al personal administrativo o contable. Conocer el funcionamiento del nuevo sistema evitará incidencias.
Contar con asesoramiento especializado. Un profesional puede ayudar a implementar las medidas necesarias de forma eficaz y segura.